Wanneer je een evenement organiseert, kan het noodzakelijk zijn om een deel van de openbare weg voor een bepaalde tijd af te sluiten of bepaalde verkeersmaatregelen in te stellen zoals bijvoorbeeld een parkeerverbod of een tijdelijk éénrichtingsverkeer. Voorbeelden van evenementen zijn: sportactiviteiten, straatbarbecue of buurtfeest, carnavalstoet, concert in open lucht, rommelmarkt ...
Hiervoor wordt een tijdelijk verkeersreglement opgesteld dat door het college van burgemeester en schepenen moet worden goedgekeurd. Deze goedkeuring wordt verstuurd naar de hulpdiensten, de politiediensten, het provinciebestuur ... zodat iedereen op de hoogte is van de gewijzigde verkeerssituatie.
Indien het een gedeelte van de openbare weg betreft waar er openbaar vervoer rijdt, dan moet advies worden gevraagd aan De Lijn. Voor gewestwegen moet advies worden gevraagd aan het Agentschap Wegen en Verkeer (AWV).
Daarom is het belangrijk dat een aanvraag om een straat verkeersvrij te maken tijdig wordt ingediend. Dit wil zeggen drie maanden op voorhand, zodat met alle instanties goede afspraken kunnen gemaakt worden.
In geval van wielerwedstrijden of loopwedstrijden is er een aparte regelgeving. In dat geval moet naast het besluit van het college van burgemeester en schepenen ook nog een vergunning afgeleverd worden door de burgemeester. Hiervoor dient gebruik gemaakt te worden van de wettelijke aanvraagformulieren.
Voor een vereniging worden de materialen die nodig zijn om de weg af te sluiten of om een bepaalde verkeersmaatregel in te voeren door de gemeente ter plaatse geleverd. Denk maar aan nadarhekken, verkeersborden en andere signalisatie. Een aanvraag voor het organiseren van een evenement gebeurt steeds via de dienst Vrije Tijd. Dit kan via onderstaand aanvraagformulier op het e-loket.